BPMN

O que é BPM?

Modelagem de Processos de Negócios ou Business Process Modelling (BPM) é a representação dos processos de uma empresa, com o objetivo de documentar, melhorar a compreensão por todos os participantes da operação, analisar e otimizar os processos.

Durante a transformação de operações de uma unidade, é interessante que se faça a modelagem dos processos já existentes, para que se possa identificar gargalos, modificar os fluxos necessários e ter uma maior compreensão do processo como um todo.

A documentação desta etapa, permite disseminar o mapeamento para toda a organização, desde funcionários à clientes, melhorando a comunicação interna e o entendimento por parte dos clientes à respeito do serviço ofertado.

A modelagem pode ser feita por meio de um fluxograma, mapa, ou modelo de processo. Essas denominações se diferem de acordo com o detalhe de informações que cada um contém.

BPMN

Business Process Model and Notation ou BPMN é uma notação que contém uma série de símbolos com significados próprios, utilizados na construção e visualização de digramas de processos de negócios. Foi desenvolvida, com o intuito de criar uma linguagem padrão, com símbolos universais e que podem ser entendidos por profissionais do mundo inteiro.

Por ser uma notação simples, o BPMN pode ser entendido até mesmo por pessoas leigas no assunto, afinal, uns dos seus principais objetivos é, desenhar de forma objetiva e simples, os processos de uma empresa.

Melhorando a comunicação entre a modelagem e a execução de um processo de negócio, o BPMN é capaz de construir diagramas intuitivos e com representação de detalhes complexos, e pode ser utilizada por grandes empresas, start-up’s e microempreendedores, para otimização de seus negócios, como até mesmo em atividades rotineiras, por pessoas que queiram evitar retrabalhos e poupar tempo em sua rotina.

Existem diversas ferramentas de modelagem de processo que trabalham com a notação BPMN. Citaremos duas delas aqui: HEFLO E BIZAGI.

HEFLO

A Heflo é uma ferramenta online, com uma versão gratuita que permite modelar utilizando a notação BPMN, salvar os diagramas na nuvem, importar/ exportar e baixar os diagramas como imagem ou PDF. Conta também com uma versão empresarial paga, com diversos outros recursos de gestão.

BIZAGI

O Bizagi, é um software gratuito, com ferramentas baseadas em BPMN, e que permite criar os diagramas de forma intuitiva. Possui uma funcionalidade de validação do diagrama, que ajuda o usuário a evitar erros de notação. Além disso, permite a documentação dos arquivos em diversos formatos: PDF, Word, PNG, HTML, XML, XPDL, entre outros.

NOTAÇÃO

Agora que já foram apresentadas as ferramentas, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre a notação BPMN.

Os símbolos utilizados na modelagem BPMN, podem ser divididos em quatro grupos:

• Ferramentas de Fluxo

• Ferramentas de Conexão

• Piscinas e raias

• Artefatos

As ferramentas de fluxo podem ser:

• Atividades: As atividades são tarefas incluídas dentro de um processo e são simbolizadas por retângulos. Existem vários tipos de tarefas que podem ser utilizadas no diagrama.

• Início de Eventos: Estas ferramentas marcam onde um evento se inicia, indicando que o fluxo do processo só existe a partir daquele ponto. São indicados por círculos.

• Subprocessos: Os subprocessos são atividades que contém um conjunto de outras atividades e que podem ser caracterizadas como um novo processo. Também são representados por retângulos.

• Gateway: São recursos utilizados para indicar decisões que devem ser tomadas dentro do processo, ou em casos em que o fluxo pode tomar diversos caminhos, se ramificando a partir de um ponto. São representados por losangos.

• Eventos de Fim: Utilizados para indicar que o fluxo do processo terminou. Representados por círculos.

As ferramentas de conexão podem ser:

• Fluxo de Sequência, utilizada para indicar a ordem de execução das tarefas. Os fluxos possuem apenas uma origem e um destino.

• Associação utilizada para conectar informações e artefatos aos demais objetos.

• Fluxo de mensagem utilizada para indicar a troca de mensagens entre duas entidades, neste caso, representadas pelas piscinas.

• Piscinas e Rais

• Piscinas normalmente representam participantes do projeto e são dentro delas que eles são desenvolvidos.

• Raias são subpartições de uma piscina, que pode ter várias raias. Estas representam responsáveis, ou áreas dentro de um projeto.

Os Artefatos consistem em armazenamento e objetos de dados que fornecem informações de documentos eletrônicos ou físicos e o armazenamento e recuperação de dados, podendo vincular estes símbolos a um anexo. Além de anotações, imagens, cabeçalhos, texto e grupos (que permite agrupar de forma visual as demais tarefas).

Erros comuns que são cometidos com a notação BPMN:

• Utilizar o fluxo de mensagem entre raias ou para conectar objetos em uma mesma piscina. O fluxo de mensagem deve ser utilizado somente entre piscinas diferentes.

• Utilizar o fluxo de sequência entre piscinas diferentes. Os fluxos de sequência só podem ser utilizados para interligar elementos em uma mesma piscina. E como exposto acima, para comunicar duas piscinas, deve-se utilizar o fluxo de mensagem.

• Criar um evento intermediário ou uma tarefa e não os conectar ao fluxo de processo. É necessário que estejam conectados, para que o fluxo seja dado em sua totalidade.

• Usar anotações para identificar o fluxo do processo. Os símbolos foram criados justamente para evitar retrabalhos, portanto, utilize-os. • Utilizar gateways com fluxos diferentes dos fluxos de processo, por exemplo, fluxo de mensagens.

• Criar eventos de início, mas não criar eventos de fim ou vice versa.

Segue um exemplo de mapeamento de processo, onde diagramamos o processo de pedido de venda do distribuidor para a fábrica, detalhando os eventos e tarefas intermediários: